УПД — что это за документ?

УПД расшифровывается как универсальный передаточный документ. Это единый бланк, рекомендованный ФНС в 2013 году, который заменяет связку из счёта-фактуры и товарной накладной или акта. Раньше на одну отгрузку продавец оформлял два документа, теперь достаточно одного листа: в нём есть и данные для вычета НДС, и реквизиты первички для бухгалтерского учёта. УПД оформляют при продаже товаров, сдаче работ и передаче имущественных прав.

УПД статус 1 — что это?

Статус 1 — это режим, в котором УПД работает сразу как счёт-фактура и как первичный документ. Цифру 1 ставят в левом верхнем углу бланка. Такой УПД выставляют плательщики НДС: покупатель по нему и приходует товар, и заявляет НДС к вычету. В документе заполнены все графы, включая налоговую ставку, сумму НДС и данные счёта-фактуры. По сути один УПД со статусом 1 закрывает и налоговый, и бухгалтерский учёт поставки.

УПД статус 2 — что это значит?

Статус 2 означает, что УПД работает только как первичный учётный документ — вместо накладной ТОРГ-12 или акта, но без функции счёта-фактуры. Цифру 2 ставят продавцы, которые не начисляют НДС: на УСН, патенте, при освобождении по статье 145 НК. Графы, относящиеся к счёту-фактуре и НДС, в таком документе не заполняют. Покупатель принимает товар или услугу к учёту, но вычет НДС по УПД со статусом 2 не заявляет — налога в нём попросту нет.

Что такое УПД простыми словами?

Простыми словами, УПД — это документ «два в одном». Вместо того чтобы к каждой поставке прикладывать отдельно счёт-фактуру и накладную, продавец оформляет один бланк, который выполняет обе роли. Для бухгалтерии это меньше бумаги и меньше расхождений при сверке: реквизиты совпадают, потому что документ один. Покупатель по одному УПД и приходует товар, и, если это статус 1, получает право на вычет НДС.

Код товара в УПД — что это?

Код товара — это графа в табличной части УПД, где указывают идентификатор позиции. Что именно вписать, зависит от товара: для обычных поставок это может быть артикул или код по внутреннему справочнику, при вывозе в страны ЕАЭС — код ТН ВЭД, для прослеживаемых товаров — регистрационный номер партии (РНПТ). У маркированной продукции в электронном УПД отдельно передаются коды маркировки DataMatrix, по которым Честный ЗНАК фиксирует смену собственника.

Обязательно ли оформлять УПД в электронном виде?

В общем случае нет — УПД можно составить и на бумаге. Но для отдельных категорий электронный УПД через оператора ЭДО обязателен. Главный пример — маркированные товары: передачу права собственности на них регистрируют только через электронный документооборот, где в УПД зашиты коды маркировки. Электронный УПД подписывают усиленной квалифицированной подписью (УКЭП), и он юридически равнозначен бумажному с печатью и подписью.

УПД (универсальный передаточный документ)

УПД (универсальный передаточный документ) — единый бланк ФНС, объединяющий счёт-фактуру и первичку (накладную или акт) в одном документе.

Статус 1 и статус 2: в чём разница

Статус УПД — это цифра в левом верхнем углу бланка, она задаёт, в какой роли работает документ. Статус 1 — УПД заменяет и счёт-фактуру, и накладную (или акт) одновременно: его выставляют плательщики НДС, а покупатель принимает по нему НДС к вычету. Статус 2 — только первичный учётный документ вместо ТОРГ-12 или акта, без функции счёта-фактуры; его ставят на УСН и других спецрежимах, где НДС не начисляют. Графы со счётом-фактурой и суммой налога в статусе 2 остаются пустыми.

Что заменяет УПД и где применяется

УПД закрывает отгрузку товара, сдачу работ и передачу имущественных прав одним листом вместо пары «счёт-фактура + накладная». Форму предложила ФНС ещё в 2013 году письмом № ММВ-20-3/96@: бланк построен на счёте-фактуре из постановления № 1137, к нему добавлены реквизиты первички. Применяют УПД в оптовой торговле, услугах и подрядах — там, где на одну поставку раньше оформляли два документа. Продавцу это экономит бумагу, покупателю упрощает сверку: реквизиты совпадают, потому что документ один.

Электронный УПД и маркировка

Электронный УПД — тот же документ в формате ФНС, подписанный УКЭП и переданный через оператора ЭДО. Для маркированных товаров это обязательный канал: в электронный УПД зашивают коды маркировки (DataMatrix), и после подписания обеими сторонами в системе Честный ЗНАК меняется собственник партии. Графа «код товара» хранит идентификатор позиции — артикул, код ТН ВЭД при вывозе в ЕАЭС или РНПТ для прослеживаемых товаров. Подробнее — в статьях про код маркировки и электронный документооборот.

Все термины